Vrijwilligerswet organisatie

Dit is de vrijwilligerswetgeving in een notendop. Meer uitleg omtrent elk item kan steeds verkregen worden bij de contactpersoon.

Voor organisaties die veelvuldig werken met vrijwilligers zijn werkdocumenten een handig hulpmiddel. Een voorbeeld van werkdocumenten is te verkrijgen op het vrijwilligerspunt Diksmuide.

Elke organisatie die een beroep doet op deze website om vrijwilligers te zoeken is volledig zelf verantwoordelijk voor de nakoming van de volledige wetgeving.

Wie valt onder deze wet?

Elke organisatie die vrijwilligers inschakelt voor hun activiteiten wanneer zij zonder winstoogmerk en onder een van deze vormen werkt:

  • Een vzw (private rechtspersoon)
  • Een vereniging van openbaar nut (publieke rechtspersoon): scholen, stad, OCMW…
  • feitelijke verenigingen: dat zijn individuen die afspreken samen iets te doen zonder dat deze samenwerking in een structuur gegoten wordt. De activiteit moet echter ruimer zijn dan de vriendschappelijke of familiale context. Vb buurtcomité,

Welke zaken zijn belangrijk in de vrijwilligerswet?

  • Informatieplicht
  • Al dan niet onkostenvergoeding
  • verzekeringsplicht

Informatieplicht:

De wet betreffende de rechten van de vrijwilligers legt aan elke organisatie die met vrijwilligers werkt de informatieplicht op.

De organisatie moet daarbij de vrijwilliger informeren, over de doelstelling van de organisatie, de regeling inzake onkostenvergoeding, de verzekering, het juridisch statuut en de geheimhoudingsplicht. Dit laatste houdt in dat de vrijwilliger moet weten dat hij gebonden is aan de geheimhoudingsplicht bij het uitoefenen van z’n vrijwilligerswerk.

Een aansluitingsovereenkomst is niet verplicht maar een handig en eenvoudig instrument om te voldoen aan die informatieplicht.

Onkostenvergoeding:

Bij het invullen van de vacature kunt u op meerdere manieren al dan niet een onkostenvergoeding geven aan de vrijwilliger:

  • geen onkostenvergoeding: er wordt geen enkele vergoeding gegeven
  • een reële kostenvergoeding: u betaalt de werkelijk gemaakte kosten terug (vb treinticket, kilometervergoeding).
    U bent als organisatie niet verplicht om een kilometervergoeding te geven. Er moeten bewijsstukken zijn vooraleer er betaald wordt (naam vrijwilliger/reden/datum/aantal km). De uitgaven moeten terug te vinden zijn in de boekhouding. Er hoeft geen belastingsfiche opgemaakt worden als u volgende maxima niet overschrijdt:  0.3573/km/auto  en 0.23/km/fiets.
    Op de kosten van openbaar vervoer staat er geen maximum.
  • een forfaitaire kostenvergoeding: u betaalt een bedrag, zonder dat daar bewijsstukken tegenover staan. Het max. bedrag per dag is 34.03 euro/dag (vanaf 1 jan 2018)  en 1361.23/jaar (vanaf 1 jan 2018). Zowel de organisatie als de vrijwilliger zorgen ervoor dat dit bedrag niet overschreden wordt.  Er moet een register opgesteld worden met de namen, bedragen en data. De uitgaven moeten terug te vinden zijn in de boekhouding. Er moet geen belastingsfiche ingevuld worden.
  • een vergoeding in natura: mogen enkel occasioneel gegeven worden (vb boekenbon,…).
  • een vergoeding volgens een gedifferentieerd systeem: sommige krijgen een forfaitaire, anderen een reële of geen onkostenvergoeding.

Er mag geen combinatie zijn van forfaitaire en reële kostenvergoeding bij eenzelfde persoon.

Bovenop de forfaitaire vergoeding is er wel een terugbetaling mogelijk van de vervoerskosten met een bedrag dat niet meer bedraagt dan 2000x de toegelaten km-vergoeding van 0.3573 (vanaf 1 juli 2018)/km. Deze vervoerskosten moeten ook bewezen worden.

Elk jaar worden alle bedragen aangepast aan de index. Deze bedragen zijn ook de maximumbedragen. Minder mag maar indien er meer betaald wordt, betaalt men weer belastingen en sociale zekerheid.

Verzekeringsplicht

De wet legt de burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA) van de vrijwilliger tijdens de uitvoering van de activiteiten bij de organisatie. Dat betekent dat de organisatie de schade moet vergoeden die door de vrijwilliger wordt veroorzaakt.

De wet legt dus een verzekeringsplicht op aan de organisaties. Er moet minimum een BA verzekering zijn voor de vrijwilligers vanuit de organisatie. Andere verzekeringen zijn niet verplicht maar worden wel aangeraden: verzekering rechtsbijstand en verzekering voor lichamelijke ongevallen.

Voor sommige (losse) feitelijke verenigingen is er geen verzekeringsplicht (maar dit wordt wel aanbevolen). De vrijwilligers moeten een beroep doen op hun eigen familiale polis. De grens van welke vereniging al dan niet moet voldoen aan die verzekeringsplicht is soms moeilijk te trekken.

Dit alles kan via een individuele verzekeringspolis, een polis vanuit de overkoepelende organisatie, een collectieve verzekering vanuit de Federale Overheid of een gratis collectieve verzekering gefinancierd door de Nationale Loterij.

Deze verzekeringswet is zo uitgebreid en verschillend van organisatie tot organisatie. U neemt dus best contact op met uw verzekeringsmaatschappij om te zien of u al dan niet in orde bent met de verzekering voor de vrijwilligers.